• 01

  Sổ kiểm tra an toàn kỹ thuật được ký dồn cho cả tuần, khó xác định phương tiện có thực sự được kiểm tra vào từng ngày hay không.

• 02

  Giấy tờ đăng kiểm, bảo hiểm, phù hiệu lưu trữ rải rác; thời hạn của từng loại chỉ một vài người nắm được.

• 03

  Mỗi điều độ viên theo dõi trên một tệp Excel riêng, số liệu cuối tháng thường không khớp nhau.

• 04

  Khi đoàn kiểm tra yêu cầu hồ sơ của các tháng trước, việc tập hợp đầy đủ giấy tờ có thể mất nhiều ngày.

Nguyên nhân nằm ở quy trình chứ không ở con người: hồ sơ thường được lập sau khi xe đã xuất bến. VanGon đưa việc lập hồ sơ về đúng lúc chuẩn bị chuyến.

• 01

  Safety inspection logbooks get signed for a whole week at once, so nobody can tell whether a vehicle was actually inspected on a given day.

• 02

  Registration, insurance and operating badge documents are kept in different places, and only a few people know when each one expires.

• 03

  Each dispatcher tracks trips in a separate spreadsheet, and the month-end figures rarely agree.

• 04

  When inspectors ask for records from previous months, pulling the paperwork together can take days.

The cause is the process, not the people: records are usually written up after the vehicle has already departed. VanGon moves that work to the moment the trip is being prepared.

1. 01Điều độ

   Tạo chuyến và phân công

   Chọn tuyến, phương tiện, lái xe 1, lái xe 2 và giờ xuất bến. Xe đang bảo dưỡng hoặc lái xe có giấy phép hết hạn được đánh dấu không khả dụng ngay trong danh sách chọn, kèm lý do.

2. 02Lái xe

   Kiểm tra xe và lập biên bản

   Lái xe mở chuyến trên điện thoại, đánh dấu từng hạng mục an toàn kỹ thuật, chụp ảnh hư hỏng nếu có và ảnh công-tơ-mét. Ảnh công-tơ-mét được đóng dấu thời gian trực tiếp lên hình.

3. 03Lái xe

   Ký xác nhận và đồng ký

   Lái xe ký bằng vân tay hoặc khuôn mặt. Với chuyến có lái xe 2, quy trình chỉ tiếp tục khi có đủ chữ ký của cả hai người.

4. 04Điều độ

   Duyệt biên bản

   Điều độ rà soát từng hạng mục cùng hình ảnh rồi duyệt hoặc từ chối. Biên bản bị từ chối giữ ở chế độ chỉ đọc; lái xe lập biên bản mới thay vì sửa bản cũ.

5. 05Hệ thống

   Mở khoá xuất bến

   Thao tác xuất bến chỉ mở khi lệnh vận chuyển đã được ký giao và lái xe đã ký nhận. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, chuyến xe không thể xuất bến trên hệ thống.

6. 06Lái xe

   Báo đến đích

   Đến nơi, lái xe báo đến đích kèm ảnh công-tơ-mét; điều độ duyệt hoặc trả lại. Quãng đường của chuyến được ghi nhận tại bước này, không cần ghi chép thủ công vào sổ.

1. 01Dispatcher

   Create and assign the trip

   Choose the route, the vehicle, the first and second driver and the departure time. A vehicle under maintenance or a driver with an expired licence is marked unavailable in the picker, with the reason shown.

2. 02Driver

   Inspect and file the report

   The driver opens the trip on the phone, ticks off each safety item, and photographs any damage and the odometer. The odometer photo is stamped with the time on the image itself.

3. 03Driver

   Sign and co-sign

   The driver signs with a fingerprint or face recognition. When a trip has a second driver, it moves on only once both have signed.

4. 04Dispatcher

   Review the report

   The dispatcher checks each item against its photos, then approves or rejects the report. A rejected report becomes read-only; the driver files a new one instead of editing the old.

5. 05System

   Unlock departure

   Departure unlocks only once the transport order has been signed over and the driver has signed for it. If any signature is missing, the trip cannot depart in the system.

6. 06Driver

   Report arrival

   On arrival the driver reports in with an odometer photo, and the dispatcher approves or returns it. The trip distance is recorded at this step, with no logbook entry by hand.